e–mails ¿Como administrarlo?

 

La administración del tiempo efectivo de trabajo es uno de los retos más importantes que tenemos en estos días, con volúmenes de información masiva; tanta información de todas las fuentes realmente hacen muy complicado el poder decidir que vale la pena leer y dedicarle tiempo. Si eso ya es un reto en nuestra vida privada dividiendo el tiempo entre trabajo, responsabilidades, hijos, familia, pareja, tiempo personal, diversión y descanso; se vuelve mucho mas critico en nuestro empleo.

Errores más comunes:

• Tengo que contestar todos los correos!

Retrasando todas las demás cuestiones importantes de nuestro trabajo!! No, esto no es necesario, solo tengo que leer los correos rápidamente y segregar los importantes de los que no!. Los que requieren acción inmediata (Respuesta) y los que pueden esperar al final del día.

• Es necesario que a cada correo responda aunque sea un Si, correcto, de acuerdo, etc…

No; tampoco es necesario, y es una pérdida de tiempo, sobre todo los correos masivos internos de la empresa, y mucho menos poner RESPONDER A TODOS!, una pesadilla del email.

• Responderé todos los correos por las mañanas o antes de salir o solo los martes!

Este es un error muy común, los correos tienen un tiempo de vida, caducidad, normalmente se espera que, si es algo urgente la respuesta sea inmediata o dentro de las primer hora máximo dos, responder a un correo urgente después de un día o mas, habla mal de tu sentido de urgencia y sobre todo hace obvio que no estas al pendiente de tu correo.

• Identificar y jerarquizar los correos por urgencia, quien lo envía, y titulo del mismo.

Si; esto es muy importante para que no vivas sepultado en miles de correos,y de solo abrir la cuenta con tantos que tienes, por supuesto no quieres ni empezar a leer.

• Si tienes la respuesta en tus manos, envíala inmediatamente!

 Es más fácil quitarse pendientes urgentes y que además tienes la solución o la respuesta, compártela.

• Dedícale tiempo durante el día a revisar tu correo, varias veces cada hora o cada 2 horas, te ayudara  mucho a mantener limpia tu bandeja de entrada y tus pendientes.

Ya no temas abrir tus correos, respóndelos, cámbialos de carpeta, bórralos es parte de nuestro día, no lo único ni tampoco lo ultimo.