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e–mails ¿Como administrarlo?


Mi cuenta de correo es una pesadilla!!

 

La administración del tiempo efectivo de trabajo es uno de los retos más importantes que tenemos en estos días, con volúmenes de información masiva; tanta información de todas las fuentes realmente hacen muy complicado el poder decidir que vale la pena leer y dedicarle tiempo. Si eso ya es un reto en nuestra vida privada dividiendo el tiempo entre trabajo, responsabilidades, hijos, familia, pareja, tiempo personal, diversión y descanso; se vuelve mucho mas critico en nuestro empleo.

Errores más comunes:

  • Tengo que contestar todos los correos!

Retrasando todas las demás cuestiones importantes de nuestro trabajo!! No, esto no es necesario, solo tengo que leer los correos rápidamente y segregar los importantes de los que no!. Los que requieren acción inmediata (Respuesta) y los que pueden esperar al final del día.

  • Es necesario que a cada correo responda aunque sea un Si, correcto, de acuerdo, etc…

No; tampoco es necesario, y es una pérdida de tiempo, sobre todo los correos masivos internos de la empresa, y mucho menos poner RESPONDER A TODOS!, una pesadilla del email.

  • Responderé todos los correos por las mañanas o antes de salir o solo los martes!

Este es un error muy común, los correos tienen un tiempo de vida, caducidad, normalmente se espera que, si es algo urgente la respuesta sea inmediata o dentro de las primer hora máximo dos, responder a un correo urgente después de un día o mas, habla mal de tu sentido de urgencia y sobre todo hace obvio que no estas al pendiente de tu correo.

  • Identificar y jerarquizar los correos por urgencia, quien lo envía, y titulo del mismo.

Si; esto es muy importante para que no vivas sepultado en miles de correos,y de solo abrir la cuenta con tantos que tienes, por supuesto no quieres ni empezar a leer.

  • Si tienes la respuesta en tus manos, envíala inmediatamente!

 Es más fácil quitarse pendientes urgentes y que además tienes la solución o la respuesta, compártela.

  • Dedícale tiempo durante el día a revisar tu correo, varias veces cada hora o cada 2 horas, te ayudara  mucho a mantener limpia tu bandeja de entrada y tus pendientes.

Ya no temas abrir tus correos, respóndelos, cámbialos de carpeta, bórralos es parte de nuestro día, no lo único ni tampoco lo ultimo.

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